Ubari Benelux B.V.
1. Ubari-platform
Wij, Ubari Benelux B.V., bieden een digitaal platform aan gericht op het voorkomen en verlichten van (klachten door) stress, spanning en burn-out (“Ubari-platform”). Je kunt toegang krijgen via je werkgever of rechtstreeks bij Ubari een persoonlijk abonnement afsluiten.
Die toegang krijg middels een unieke code die je via je werkgever ontvangt. Met die code heb je toegang tot het platform. Als je wilt, hoef je geen persoonlijke gegevens met ons te delen om van het platform gebruik te maken. Dus niet je naam, niet je geslacht, niet je leeftijd of wat dan ook. Dat doen wij zodat je volledig anoniem gebruik kunt maken van het platform. Dit zorgt ervoor dat je in alle vrijheid en vertrouwelijkheid vragen kunt stellen, zorgen kunt uiten of klachten over stress, spanning of burn-out kunt bespreken.
Wij garanderen ook dat er geen informatie over je gebruik van het platform met je werkgever wordt gedeeld.
Je kunt ervoor kiezen om toch persoonsgegevens met ons te delen. Dit kan bijvoorbeeld om gerichtere, op maat gemaakte informatie te ontvangen of om je profiel te personaliseren. In dat geval verwerken wij deze persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). In deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) lichten wij toe hoe wij in dat geval met jouw persoonsgegevens omgaan.
2. Waarom wij jouw gegevens verwerken
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Om je toegang te geven tot het Ubari-platform en onze diensten aan te bieden;
Om het Ubari-platform af te stemmen op je persoonlijke voorkeuren;
Om contact met jou op te nemen over onze diensten;
Om de beveiliging van het Ubari-platform te waarborgen en te verbeteren;
Om het platform te optimaliseren en te verbeteren;
Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor automatische besluitvorming.
3. Persoonsgegevens die we verwerken
De persoonsgegevens die wij van jou kunnen verwerken zijn uitsluitend de gegevens die je zelf besluit te delen in je profiel op het platform.
3.1. Aanmelding en toegang tot het Ubari-platform
Aanmelden doe je met een UserID dat je via je werkgever ontvangt of, als je een particulier account hebt, met je e-mailadres. Zowel werknemers als particuliere gebruikers kunnen ervoor kiezen hun e-mailadres toe te voegen aan hun profiel. Het e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om toegang te krijgen tot het Ubari-platform, voor communicatie over je account en om je in staat te stellen je wachtwoord te herstellen.
3.2. Gebruik van het Ubari-platform
Wanneer je een cursus of programma volgt via het Ubari-platform, verwerken wij op basis van het UserID gegevens over je activiteiten, zoals:
Over jouw cursussen of programma’s:
De door jou gestelde vragen;
Duur;
Voortgang;
Resultaten;
Datum waarop het account is aangemaakt;
Taalvoorkeur.
Over jouw websessies:
Jouw inlogtijden;
Browser;
Besturingssysteem;
IP-adres.
Standaard maak je dus anoniem gebruik van het Ubari-platform. Als je wilt, dan gebruiken we een door jou gekozen naam om je binnen het platform aan te spreken.
3.3. Communicatie met jou
Als je anoniem gebruikmaakt van het Ubari-platform, verwerken wij alleen je UserID samen met de vraag die je aan ons hebt voorgelegd.
Heb je persoonsgegevens gedeeld in je gebruikersprofiel, dan verwerken we deze wanneer je contact met ons opneemt om je met je vragen te helpen, zoals:
Naam;
E-mailadres;
Overige informatie die je met ons hebt gedeeld.
4. De grondslag voor de verwerking van jouw persoonsgegevens
Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende verwerkingsgrondslagen, zoals vermeld in artikel 6 van de AVG:
4.1. Het uitvoeren van een overeenkomst
Je kunt anoniem gebruikmaken van het Ubari-platform met alleen je UserID. Besluit je jouw persoonsgegevens toe te voegen aan jouw gebruikersprofiel, dan gebruiken we die persoonsgegevens om onze diensten aan te bieden en jou toegang te geven tot het Ubari-platform. Dit omvat onder meer de verwerking van jouw inlog- en gebruiksgegevens. Daarnaast verwerken wij je persoonsgegevens wanneer je ondersteuning nodig hebt, vragen stelt of anderszins hulp van ons ontvangt.
4.2. Toestemming
Sommige verwerkingen van jouw persoonsgegevens vinden plaats op grond van jouw uitdrukkelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je zelf vrijwillig aanvullende persoonsgegevens invoert of deelt via het Ubari-platform, terwijl deze niet strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van onze diensten.
4.3. Gerechtvaardigde belangen
Als je persoonsgegevens met ons hebt gedeeld, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens ook om de beveiliging en betrouwbaarheid van ons platform te waarborgen en te verbeteren. Dit doen wij uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is en jouw recht op privacy hierdoor niet onevenredig wordt geschaad.
4.4. Wettelijke verplichting
Als je persoonsgegevens met ons hebt gedeeld, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals fiscale of administratieve verplichtingen.
5. Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Wij hechten veel waarde aan de beveiliging van jouw persoonsgegevens. Daarom nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik en ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Wij nemen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:
Versleuteling;
Functiescheiding (op "need-to-know"-basis);
Back-ups.
Wij hebben onze software beveiligd volgens de geldende normen voor informatiebeveiliging.
6. Bewaartermijnen
Als je persoonsgegevens met ons hebt gedeeld via het Ubari-platform, dan bewaren wij deze persoonsgegevens met betrekking tot je gebruik van het Ubari-platform tot 12 maanden na beëindiging van je account.
Wanneer je toegang hebt gekregen via je werkgever, geldt dat wij jouw persoonsgegevens bewaren tot 12 maanden na beëindiging van onze overeenkomst met je werkgever.
Als je uit dienst treedt bij je werkgever terwijl onze overeenkomst met je werkgever nog loopt, is je werkgever verantwoordelijk voor het verwijderen van jouw account.
Zodra je werkgever jouw account beëindigt, krijg je van ons een vrijblijvende aanbieding om op eigen kosten gebruik te blijven maken van het Ubari-platform. Als je gebruikmaakt van deze aanbieding, dan blijven je gebruiksgegevens beschikbaar en wordt het abonnement op jouw naam gezet. Maak je geen gebruik van de aanbieding? Dan worden je gebruiksgegevens en eventuele persoonsgegevens na 12 maanden definitief verwijderd.
7. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken en slaan jouw persoonsgegevens uitsluitend op binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
Wij delen je persoonsgegevens in principe niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het verlenen van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij werkzaamheden uitbesteden omdat wij zelf een bepaalde expertise niet in huis hebben. Hierbij kan worden gedacht aan externe dienstverleners die ons assisteren, zoals beveiligingsdiensten die kunnen nagaan of je e-mailadres geldig is.
Ook kunnen wij jouw persoonsgegevens delen binnen de Ubari-groep wanneer het nodig is voor (buitenlandse) dochterondernemingen om toegang te krijgen tot je profiel, bijvoorbeeld voor technische ondersteuning. Dit gebeurt altijd op ‘need-to-know’-basis. Externe partijen die wij inschakelen mogen jouw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken in overeenstemming met deze Privacyverklaring en voor de overeengekomen doeleinden. Wanneer wij een externe partij inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst met deze partij. Externe partijen die als verwerkersverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG bij de (verdere) verwerking van jouw persoonsgegevens.
8. Jouw rechten en hoe je ze kunt uitoefenen
Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
8.1. Het recht op informatie, inzage en dataportabiliteit
Je kunt te allen tijde informatie over of kopieën van de persoonsgegevens die we van je verwerken opvragen. Je kunt jouw gegevens via de Downloaden-knop in het Mijn account-onderdeel van je account downloaden.
8.2. Het recht om je persoonsgegevens te corrigeren
Als de gegevens die wij over jou verwerken onjuist zijn, kun je deze corrigeren. Je kunt, als je dat wilt, zelf je voornaam, achternaam en e-mailadres invoeren en/of aanpassen in je account.
8.3. Het recht om je persoonsgegevens te verwijderen
Je kunt met de Vergeet-mij-knop in het Mijn account-onderdeel je persoonsgegevens uit het platform verwijderen. Je persoonsgegevens worden na 5 dagen verwijderd, tenzij je binnen deze periode van gedachten verandert.
Als je een uitnodiging voor het platform hebt ontvangen, maar je account niet hebt geactiveerd, kun je jouw werkgever vragen om jouw persoonsgegevens uit het platform te verwijderen.
8.4. Het recht beperking van verwerking
In bepaalde gevallen kun je ons verzoeken om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
8.5. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van je persoonsgegevens.
8.6. Het recht om je toestemming in te trekken
Indien van toepassing kun je een eerder gegeven toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens op elk gewenst moment weer intrekken.
Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, verzoeken wij je om dit schriftelijk te doen via onderstaande contactgegevens. Je ontvangt binnen vier weken na ontvangst van jouw verzoek een reactie van ons. Wij proberen zoveel mogelijk aan jouw verzoeken te voldoen, maar houd er rekening mee dat wettelijke bewaartermijnen en andere omstandigheden kunnen voordoen waardoor wij aan je verzoek geen of niet volledige uitvoering kunnen geven. Om te waarborgen dat wij jouw persoonsgegevens alleen aan jou verstrekken, vragen wij je om een kopie van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Uiteraard zullen wij enkel verzoeken in behandeling nemen die betrekking hebben op jouw eigen persoonsgegevens.
Onze contactgegevens:
Ubari Benelux B.V.
Hogelandsingel 111
7512GD Enschede
Kvk 77222091
+31 85 - 060 1198
Je kunt ons ook via het contactformulier op onze website bereiken. Neem voor privacygerelateerde vragen contact met ons op via [email protected]. Onze functionaris gegevensbescherming is bereikbaar via: [email protected]
9. Klachten
Mocht je, ondanks onze inspanningen, van oordeel zijn dat wij jouw persoonsgegevens op een onzorgvuldige of onrechtmatige wijze verwerken dan kun jij je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/) en hier een klacht indienen. Wij hopen uiteraard dat jij je eerst tot ons zal wenden, zodat wij een en ander zo goed mogelijk kunnen oplossen.
10. Wijzigingen van de Privacyverklaring
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Indien wij materiële wijzigingen aanbrengen, zullen wij je hiervan actief informeren. De meest recente Privacyverklaring is altijd op onze website te vinden in de voettekst. Deze versie is geldig vanaf november 2025.